Die Situation
Du führst ein kleines Unternehmen oder bist selbstständig. Deine IT soll einfach nur funktionieren, aber du hast weder die Zeit noch das Budget für komplexe Enterprise-Lösungen.
Das Problem: Viele kleine Aufgaben fressen täglich wertvolle Zeit, die du eigentlich viel besser in dein Kerngeschäft investieren könntest.
Die Lösung: Einfache, pragmatische IT-Automatisierung. Wir reden hier nicht von riesigen Systemen, sondern von cleveren kleinen Helfern, die dir den Rücken freihalten.
Warum Automatisierung?
Die Zahlen sprechen eine klare Sprache:
- Du sparst 3-5 Stunden pro Woche (pro Mitarbeiter).
- Du reduzierst Routineaufgaben um 30-50%.
- Weniger manuelle Eingaben bedeuten weniger Fehler.
- Du gewinnst mehr Zeit für deine Kunden.
Ein Rechenbeispiel: Ein 5-Mann-Unternehmen spart durch Automatisierung etwa 20 Stunden pro Woche. Das sind über 1.000 Arbeitsstunden im Jahr. Bei einem fiktiven Stundenlohn von 50€ entspricht das einer Ersparnis von 50.000€.
Die 5 wichtigsten Automatisierungen
1. Automatische Backups - Keine Datenverluste mehr
Das Problem: “Wir machen Backups, wenn wir daran denken.” – Dieser Satz ist gefährlich. Datenverlust ist oft nur eine Frage der Zeit, und manuelle Backups werden im Stress gerne vergessen.
Die Lösung: Vollautomatische, tägliche Backups ohne jeglichen manuellen Aufwand.
Was wird gesichert: Kundendaten, Projektdateien, E-Mails, Datenbanken und Website-Inhalte.
Mein Setup für Kunden: Tägliches Backup um 3 Uhr nachts, verschlüsselt, mit 30 Tagen Aufbewahrungszeit und automatischer Prüfung der Integrität.
Der Nutzen: Du sparst dir nicht nur die Zeit für die manuelle Durchführung, sondern vor allem den unbezahlbaren Stress bei einem Datenverlust. Ein solcher kann ein kleines Unternehmen schnell ruinieren.
2. E-Mail-Automatisierung - Keine doppelte Eingabe mehr
Das Problem: Kundenanfragen kommen rein. Du liest die Mail, trägst die Daten ins CRM ein, legst eine Aufgabe an, suchst ein Antwort-Template und schreibst zurück. Das kostet pro Anfrage schnell 10 Minuten. Bei 20 Anfragen am Tag sind das über 3 Stunden!
Die Lösung: Automatisierte Workflows, die diese Schritte übernehmen.
Was möglich ist:
- Neue Anfrage → Automatisch im CRM angelegt.
- Bestimmte Keywords → Automatisch kategorisiert.
- Termin-Anfrage → Kalender-Link wird automatisch verschickt.
- Rechnung bezahlt → Danke-Mail und Status-Update auf “abgeschlossen”.
Tools: Gmail + Zapier (für den Einstieg), Microsoft 365 + Power Automate oder Make.com für komplexere Szenarien.
3. Server-Monitoring - Probleme erkennen, bevor Kunden es tun
Das Problem: “Die Website ist down!” – Wenn du das erst durch einen wütenden Kundenanruf erfährst, ist es zu spät.
Die Lösung: Automatisches Monitoring, das dich sofort alarmiert.
Was überwacht wird: Ist die Website erreichbar? Läuft der Mail-Server? Ist noch genug Speicherplatz frei? Ist die CPU-Auslastung normal? Läuft das SSL-Zertifikat bald ab?
Mein Setup: Ein Uptime-Check alle 5 Minuten. Bei Ausfall gibt es sofort eine E-Mail oder SMS. Zudem überwache ich Speicherplatz und Zertifikate, um proaktiv handeln zu können, bevor etwas ausfällt.
4. Software-Updates automatisieren - Sicherheit ohne Aufwand
Das Problem: “Updates? Machen wir, wenn wir mal Zeit haben.” – Das führt dazu, dass Sicherheitslücken oft monatelang offen bleiben.
Die Lösung: Automatische Sicherheitsupdates.
Was automatisiert wird: Sicherheitsupdates werden täglich eingespielt. System-Updates laufen wöchentlich (z.B. Sonntag Nachts), immer mit einem automatischen Backup davor.
Das Risiko ohne Automatisierung: Sicherheitslücken werden aktiv ausgenutzt. Ransomware, Datenlecks und Erpressung sind reale Gefahren für jedes Unternehmen.
5. Dokumenten-Workflows - Rechnungen, Angebote, Verträge
Das Problem: Der manuelle Prozess: Word-Vorlage öffnen, Daten eintragen, speichern, als PDF exportieren, E-Mail schreiben, PDF anhängen, versenden, ablegen. Das dauert und nervt.
Die Lösung: Template-basierte Automatisierung.
Der neue Workflow: Sobald ein Auftrag abgeschlossen ist, wird die Rechnung automatisch erstellt, als PDF generiert und per E-Mail an den Kunden gesendet. Gleichzeitig wird sie im richtigen Ordner abgelegt. Zahlt der Kunde nicht fristgerecht, geht automatisch eine freundliche Erinnerung raus.
Tools: Lexoffice oder sevDesk für die Buchhaltung, oder Google Docs + Zapier für individuelle Lösungen.
Was kostet IT-Automatisierung?
DIY (Selbst machen)
Kosten: 0-50€/Monat für Tools (z.B. Zapier, Lexoffice). Zeitaufwand: 10-20 Stunden für das initiale Setup. Geeignet für: Technik-affine Selbstständige, die Lust haben, sich reinzufuchsen.
Mit IT-Dienstleister (z.B. mir)
Kosten: Einmaliges Setup (500-2.000€) + monatliche Betreuung (100-300€). Zeitaufwand: Nur 1-2 Stunden Abstimmung für dich. Geeignet für: Unternehmen, die sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen und keine IT-Experten sind.
Was enthalten ist: Bedarfsanalyse, Tool-Auswahl, professionelles Setup, Schulung deines Teams und laufende Überwachung der Systeme.
Beispiel-Rechnung: Lohnt sich das?
Nehmen wir eine kleine Werbeagentur mit 5 Mitarbeitern.
Durch Automatisierung gesparte Zeit:
- Backups & Updates: 1,5h/Woche
- E-Mail-Workflows: 10h/Woche
- Server-Monitoring: 2,5h/Woche
- Dokumente: 2h/Woche
- Gesamt: ca. 16 Stunden pro Woche = 64 Stunden pro Monat.
Finanzieller Vorteil: Bei einem internen Stundensatz von 50€ entspricht das einer Ersparnis von 3.200€ pro Monat.
Selbst bei Setup-Kosten von 1.500€ und laufenden Kosten von 200€ hat sich die Investition schon im ersten Monat amortisiert.
Häufige Fragen
“Ist das nicht zu kompliziert?” Nein. Moderne Tools sind sehr benutzerfreundlich. Und wenn ich es einrichte, sorge ich dafür, dass es im Hintergrund einfach läuft.
“Was wenn was schief geht?” Deshalb sind Monitoring und Backups so wichtig. Wenn etwas hakt, werde ich benachrichtigt und kann eingreifen, oft bevor du es überhaupt merkst.
“Brauche ich das wirklich?” Frag dich einfach: Machst du täglich immer wieder die gleichen Handgriffe? Hast du Angst vor Datenverlust? Wenn ja, dann lohnt es sich.
Nächste Schritte
- Analysiere: Welche Aufgaben machst du täglich? Was davon ist reine Routine?
- Priorisiere: Starte mit dem Wichtigsten. Backups für die Sicherheit, E-Mail-Workflows für die Zeitersparnis.
- Entscheide: Willst du es selbst bauen (DIY) oder Profi-Hilfe holen?
- Starte klein: Automatisiere erst einen Prozess, teste ihn, und nimm dir dann den nächsten vor.
Meine Services
Ich unterstütze kleine Unternehmen in Leipzig & Umgebung bei der IT-Automatisierung.
Mein Angebot:
- Kostenloses Erstgespräch zur Bedarfsanalyse
- Auswahl und Einrichtung der passenden Tools
- Automatisierung von Backups, Monitoring und Workflows
- Schulung und laufende Betreuung
Kontakt: Schreib mir einfach unter schneider@alexle135.de für ein unverbindliches Gespräch.
Fazit
IT-Automatisierung ist kein Luxus mehr, sondern ein Wettbewerbsvorteil. Sie schenkt dir Zeit, Sicherheit und Ruhe im Kopf.
Mein Tipp: Fang heute an. Starte mit den Backups. Das ist die Basis für alles andere.
Lohnt sich das? Definitiv.
Quellen:
- Simpliby: Automatisierung für kleine Unternehmen
- Greifwerk: Vorteile Digitalisierung
- Eigene Projekterfahrung
